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整理術のポイントと取り組み方

どんな部分に気をつければ良いのか

書類整理の基本は「見返す頻度」「サイズ」「目的」で分けていくことです。
例えば「確定申告」の場合、買い物に行ったときの領収書やレシートなどが必要になってきますが、これらはサイズが小さい上に頻繁に発生するので、いちいち整理していては時間が掛かってしまいます。
そのため、マチ付きのインデックスホルダーを用意して、レシートなどはそこに投げ込んでおくのが良いでしょう。
そしてホルダーに複数入れ口を用意できるサイズであれば、ホルダーの上部に「インデックス」を付けておくのが良いでしょう。
「個人の買い物」「会社での買い物」などのように、そして可能であれば「月別」位には分けておくのが良いでしょう。
次の項では、この「インデックス」作りさえ面倒…という方の対応例を紹介します。

取り掛かりの実例を紹介

書類整理をする方、特に会社ではなく、個人で行う場合、一番面倒なのが、案外「インデックスを作る」という最初の作業そのものだったりします。
その場合「まずは書類自体を保管しておくスペースを作る」ということをおすすめします。
デジタルメディアにしろ、紙の書類にしても、一番怖いのは「紛失、行方不明」になることです。
これらを防ぐためには「どこにその書類を置いたか」をハッキリさせて、そこ以外に置かないというルールを定めることです。
とある会社では、各社員の机に底が深めのボックスを設置し「それらの書類を整理し、空っぽにしてから帰る」というルールを定め、紛失を防いでいます。
まずはこういったところから始めてみても良いのではないでしょうか?


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